Datenschutzerklärung
Datenschutzerklärung
1. Datenschutz auf einen Blick
Der Schutz personenbezogener Daten ist uns wichtig. Diese Datenschutzerklärung informiert darüber, welche personenbezogenen Daten beim Besuch unserer Website erhoben und verarbeitet werden, zu welchen Zwecken dies geschieht und welche Rechte betroffene Personen haben.
Personenbezogene Daten sind alle Informationen, mit denen eine natürliche Person direkt oder indirekt identifiziert werden kann. Hierzu gehören beispielsweise Name, E-Mail-Adresse, IP-Adresse oder Angaben, die über ein Kontaktformular übermittelt werden.
2. Verantwortliche Stelle
Verantwortlich für die Datenverarbeitung auf dieser Website ist:
Cosplay Syndicate e.V.
Bonsfelder Straße 105
42555 Velbert
Deutschland
Vertreten durch den Vorstand:
Markus Balzer – 1. Vorsitzender
Norman Müller – 2. Vorsitzender
Christian Zülsdorf – Kassenwart
Der Verein wird durch jeweils zwei Vorstandsmitglieder gemeinsam vertreten.
E-Mail: kontakt@cosplay-syndicate.de
Website: https://cosplay-syndicate.de
3. Allgemeine Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung
Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, wenn hierfür eine gesetzliche Grundlage besteht.
Je nach Art der Verarbeitung kommen insbesondere folgende Rechtsgrundlagen in Betracht:
Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, wenn eine Einwilligung erteilt wurde,
Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, wenn die Verarbeitung zur Erfüllung eines Vertrags, einer Vereinsmitgliedschaft oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist,
Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO, wenn wir einer rechtlichen Verpflichtung unterliegen,
Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, wenn die Verarbeitung zur Wahrung unserer berechtigten Interessen oder der berechtigten Interessen Dritter erforderlich ist und keine überwiegenden Interessen der betroffenen Person entgegenstehen.
4. Hosting und Bereitstellung der Website
Diese Website wird mithilfe des Website-Baukastens „IONOS MyWebsite Now“ betrieben.
Anbieter ist:
IONOS SE
Elgendorfer Straße 57
56410 Montabaur
Deutschland
Beim Aufruf unserer Website verarbeitet der Hostinganbieter technisch erforderliche Daten, um die Website bereitzustellen sowie deren Stabilität und Sicherheit zu gewährleisten.
Hierzu können insbesondere gehören:
IP-Adresse,
Datum und Uhrzeit des Zugriffs,
aufgerufene Seite oder Datei,
zuvor besuchte Website beziehungsweise Referrer-URL,
Browsertyp und Browserversion,
verwendetes Betriebssystem,
verwendeter Gerätetyp,
Hostname des zugreifenden Geräts.
Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der sicheren, stabilen und fehlerfreien Bereitstellung unserer Website.
Soweit IONOS personenbezogene Daten in unserem Auftrag verarbeitet, erfolgt dies auf Grundlage eines Vertrags zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO.
Die Daten werden gelöscht oder anonymisiert, sobald sie für die genannten Zwecke nicht mehr erforderlich sind und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder sicherheitsrelevanten Gründe einer Löschung entgegenstehen.
Weitere Informationen zum Datenschutz bei IONOS finden Sie unter:
https://www.ionos.de/terms-gtc/datenschutzerklaerung/
5. IONOS WebAnalytics
Unsere Website verwendet IONOS WebAnalytics. Dieser Dienst dient der statistischen Auswertung und der technischen Optimierung unseres Internetangebots.
Nach Angaben von IONOS werden die Daten entweder durch einen Pixel oder anhand von Server-Logdateien ermittelt. IONOS WebAnalytics verwendet hierfür keine Cookies.
Die IP-Adresse wird bei der Übermittlung eines Seitenaufrufs technisch übertragen, anschließend unmittelbar anonymisiert und ohne direkten Personenbezug verarbeitet.
Dabei können insbesondere folgende Daten erhoben werden:
zuvor besuchte Website,
angeforderte Website oder Datei,
Browsertyp und Browserversion,
verwendetes Betriebssystem,
verwendeter Gerätetyp,
Datum und Uhrzeit des Zugriffs,
IP-Adresse in anonymisierter Form.
Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der statistischen Auswertung, technischen Verbesserung und sicheren Bereitstellung unserer Website.
Nach Angaben von IONOS werden im Rahmen von WebAnalytics keine personenbezogenen Daten gespeichert, die Rückschlüsse auf einzelne Websitebesucher ermöglichen. Die Auswertungsdaten werden nicht an Dritte weitergegeben.
6. Cookies, Einwilligungsverwaltung und lokale Speicherung
IONOS MyWebsite Now verwendet nach Angaben von IONOS grundsätzlich keine eigenen Tracking-Cookies.
Unsere Website kann jedoch technisch notwendige Speichertechniken einsetzen, um grundlegende Funktionen bereitzustellen und die von Ihnen vorgenommenen Datenschutzeinstellungen zu speichern.
Technisch notwendige Speicherungen erfolgen auf Grundlage von § 25 Abs. 2 TDDDG sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der technisch fehlerfreien und nutzerfreundlichen Bereitstellung der Website.
Soweit nicht notwendige Dienste, externe Medien oder Übersetzungsfunktionen eingesetzt werden, erfolgt deren Aktivierung erst nach Ihrer ausdrücklichen Einwilligung. Rechtsgrundlagen sind § 25 Abs. 1 TDDDG und Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.
Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit über die auf der Website erreichbaren Datenschutzeinstellungen mit Wirkung für die Zukunft geändert oder widerrufen werden.
Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt davon unberührt.
7. Kontaktformular
Auf unserer Website stellen wir Kontaktformulare zur Verfügung.
Wenn Sie uns darüber kontaktieren, verarbeiten wir die von Ihnen eingegebenen und übermittelten Angaben. Hierzu können insbesondere gehören:
Name,
E-Mail-Adresse,
Inhalt der Nachricht,
weitere freiwillig übermittelte Angaben,
Datum und Uhrzeit der Übermittlung,
technisch erforderliche Verbindungsdaten.
Die Verarbeitung erfolgt zur Bearbeitung und Beantwortung Ihrer Anfrage.
Soweit Ihre Anfrage auf die Aufnahme einer Vereinsmitgliedschaft, eine Veranstaltung, einen Workshop oder eine sonstige vertragliche beziehungsweise vorvertragliche Beziehung gerichtet ist, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
Bei allgemeinen Anfragen erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der Bearbeitung und Beantwortung eingehender Anfragen.
Soweit Sie über das Formular ausdrücklich eine Einwilligung erteilen, ist zusätzlich Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO Rechtsgrundlage. Eine Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.
Die übermittelten Daten werden gelöscht, sobald Ihre Anfrage abschließend bearbeitet wurde und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder sonstigen rechtlichen Gründe für eine weitere Speicherung bestehen.
Eine Weitergabe erfolgt nur, wenn dies zur Bearbeitung der Anfrage erforderlich ist, Sie eingewilligt haben oder eine gesetzliche Verpflichtung besteht.
8. Kontaktaufnahme per E-Mail
Wenn Sie uns per E-Mail kontaktieren, verarbeiten wir die von Ihnen übermittelten Daten zur Bearbeitung und Beantwortung Ihrer Anfrage.
Hierzu können insbesondere gehören:
Name,
E-Mail-Adresse,
Inhalt der Nachricht,
mitgesendete Dateien oder Bilder,
sonstige freiwillig übermittelte Angaben.
Die Rechtsgrundlage richtet sich nach dem Inhalt Ihrer Anfrage.
Bei vertraglichen oder vorvertraglichen Anfragen erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Bei allgemeinen Anfragen erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
Die Daten werden gelöscht, sobald die Anfrage abschließend bearbeitet wurde und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder sonstigen rechtlichen Gründe für eine weitere Speicherung bestehen.
Bitte beachten Sie, dass eine gewöhnliche E-Mail grundsätzlich nicht vollständig gegen unbefugte Kenntnisnahme geschützt ist. Besonders vertrauliche oder sensible Daten sollten daher nicht unverschlüsselt per E-Mail übermittelt werden.
9. Mitgliedsanträge und Vereinsverwaltung
Auf unserer Website kann ein Mitgliedsantrag heruntergeladen werden. Das bloße Herunterladen wird – abgesehen von den für den Seiten- und Dateiaufruf erforderlichen technischen Daten – nicht gesondert personenbezogen ausgewertet.
Wenn uns ein ausgefüllter Mitgliedsantrag per E-Mail, postalisch oder persönlich übermittelt wird, verarbeiten wir die darin enthaltenen Angaben zur Prüfung des Antrags, zur Entscheidung über die Aufnahme und gegebenenfalls zur Durchführung der Mitgliedschaft.
Hierzu können insbesondere gehören:
Vor- und Nachname,
Anschrift,
Geburtsdatum,
Kontaktdaten,
Art der beantragten Mitgliedschaft,
Zahlungs- und Bankdaten,
SEPA-Mandatsdaten,
Datum und Unterschrift,
sonstige freiwillige Angaben.
Die Verarbeitung erfolgt zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen und zur Begründung sowie Verwaltung der Vereinsmitgliedschaft auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
Soweit gesetzliche Aufbewahrungs-, Nachweis- oder steuerrechtliche Pflichten bestehen, erfolgt die Verarbeitung zusätzlich auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.
Wird der Mitgliedsantrag nicht angenommen, werden die Unterlagen gelöscht oder vernichtet, sobald sie für die Entscheidung und den Nachweis des Verfahrens nicht mehr erforderlich sind und keine gesetzlichen Gründe für eine weitere Aufbewahrung bestehen.
Bei einer Aufnahme werden die Mitgliedsdaten grundsätzlich für die Dauer der Mitgliedschaft gespeichert. Nach Beendigung der Mitgliedschaft werden Daten gelöscht, sobald keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten, Zahlungsansprüche oder sonstigen berechtigten Gründe für eine weitere Speicherung mehr bestehen.
Zahlungs- und buchhaltungsrelevante Unterlagen können entsprechend den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen bis zu zehn Jahre aufbewahrt werden.
10. IONOS Website-Übersetzer
Auf unserer Website ist der IONOS Website-Übersetzer eingebunden. Dieser ermöglicht es, die sichtbaren Inhalte unserer Website in andere Sprachen zu übersetzen.
Der Übersetzungsdienst wird erst aktiviert, wenn Sie ausdrücklich eingewilligt haben.
Beim Aktivieren der Übersetzungsfunktion können technisch erforderliche Daten verarbeitet werden. Hierzu können insbesondere gehören:
IP-Adresse,
Browser- und Geräteinformationen,
Spracheinstellungen,
aufgerufene Seiten und Inhalte,
Datum und Uhrzeit des Aufrufs,
technische Verbindungsdaten.
Die aufgerufenen Websiteinhalte werden zur Bereitstellung der ausgewählten Sprachversion in Echtzeit verarbeitet.
Rechtsgrundlagen sind Ihre Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO sowie § 25 Abs. 1 TDDDG, soweit Informationen auf Ihrem Endgerät gespeichert oder ausgelesen werden.
Die Nutzung der Übersetzungsfunktion ist freiwillig. Ohne Einwilligung kann unsere Website weiterhin in ihrer ursprünglichen Sprache genutzt werden.
Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit über die Datenschutzeinstellungen der Website mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.
Weitere Informationen stellt IONOS in seinen Datenschutzinformationen und innerhalb der Einwilligungsverwaltung des Übersetzungsdienstes bereit.
11. Eingebettete Videos und YouTube
Auf unserer Website können Videos des Anbieters YouTube eingebunden werden.
Anbieter für Nutzerinnen und Nutzer im Europäischen Wirtschaftsraum ist:
Google Ireland Limited
Gordon House
Barrow Street
Dublin 4
Irland
Eingebettete Videos werden erst geladen, wenn Sie ausdrücklich eingewilligt haben. Vor Ihrer Einwilligung wird keine Verbindung zu den Servern von YouTube hergestellt.
Nach Ihrer Einwilligung kann YouTube insbesondere folgende Daten verarbeiten:
IP-Adresse,
Browser- und Geräteinformationen,
aufgerufene Seite,
Datum und Uhrzeit des Zugriffs,
Informationen über die Nutzung des Videos,
gegebenenfalls Daten aus einem bestehenden Google- oder YouTube-Konto.
Wenn Sie gleichzeitig bei YouTube oder Google angemeldet sind, kann der Aufruf möglicherweise Ihrem Benutzerkonto zugeordnet werden.
Google kann Daten auch außerhalb der Europäischen Union beziehungsweise des Europäischen Wirtschaftsraums verarbeiten. Hierbei können andere Datenschutzstandards gelten.
Rechtsgrundlagen sind Ihre Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO sowie § 25 Abs. 1 TDDDG.
Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit über die Datenschutzeinstellungen der Website mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.
Weitere Informationen finden Sie in der Datenschutzerklärung von Google:
https://policies.google.com/privacy
12. Social-Media-Links
Unsere Website enthält Links zu externen sozialen Netzwerken und Plattformen, insbesondere zu:
Instagram,
Facebook,
YouTube.
Bei einfachen Verlinkungen wird grundsätzlich erst dann eine Verbindung zum jeweiligen Anbieter hergestellt, wenn Sie den Link anklicken. Sie verlassen dabei unsere Website und rufen das Angebot des jeweiligen Plattformbetreibers auf.
Der Plattformbetreiber kann dabei personenbezogene Daten verarbeiten. Hierzu können insbesondere Ihre IP-Adresse, Browserinformationen und Informationen über die aufgerufene Seite gehören.
Wenn Sie bei der jeweiligen Plattform angemeldet sind, kann der Aufruf möglicherweise Ihrem Benutzerkonto zugeordnet werden.
Für die Datenverarbeitung auf den externen Plattformen ist grundsätzlich der jeweilige Plattformbetreiber verantwortlich.
Datenschutzinformationen der Anbieter:
Instagram und Facebook:
Meta Platforms Ireland Limited
https://privacycenter.instagram.com/policy/
https://www.facebook.com/privacy/policy/
YouTube und Google:
Google Ireland Limited
https://policies.google.com/privacy
13. SSL- beziehungsweise TLS-Verschlüsselung
Unsere Website verwendet aus Sicherheitsgründen eine SSL- beziehungsweise TLS-Verschlüsselung.
Eine verschlüsselte Verbindung erkennen Sie insbesondere daran, dass die Adresszeile des Browsers mit „https://“ beginnt.
Durch die Verschlüsselung sollen Daten, die Sie an uns übermitteln, vor dem unbefugten Zugriff Dritter geschützt werden.
14. Speicherdauer
Soweit in dieser Datenschutzerklärung keine konkrete Speicherdauer genannt wird, speichern wir personenbezogene Daten nur so lange, wie dies für den jeweiligen Verarbeitungszweck erforderlich ist.
Darüber hinaus können Daten gespeichert werden, wenn gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen oder die Daten zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigt werden.
Entfällt der Verarbeitungszweck und bestehen keine Aufbewahrungspflichten oder sonstigen rechtlichen Gründe für eine weitere Speicherung, werden die betreffenden Daten gelöscht oder anonymisiert.
15. Empfänger personenbezogener Daten
Personenbezogene Daten werden nur weitergegeben, wenn:
dies zur Erfüllung eines Vertrags oder einer Vereinsmitgliedschaft erforderlich ist,
dies zur technischen Bereitstellung der Website notwendig ist,
eine gesetzliche Verpflichtung besteht,
wir ein berechtigtes Interesse an der Weitergabe haben und keine überwiegenden Interessen der betroffenen Person entgegenstehen,
oder eine ausdrückliche Einwilligung erteilt wurde.
Als Empfänger beziehungsweise Auftragsverarbeiter können insbesondere Hosting-, E-Mail-, IT-, Zahlungs- oder Verwaltungsdienstleister in Betracht kommen.
Soweit Dienstleister personenbezogene Daten in unserem Auftrag verarbeiten, werden sie entsprechend den gesetzlichen Vorgaben vertraglich verpflichtet.
16. Datenübermittlung in Drittländer
Bei der Nutzung externer Dienste kann nicht ausgeschlossen werden, dass personenbezogene Daten außerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums verarbeitet werden.
Eine solche Übermittlung erfolgt nur, wenn die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind, beispielsweise aufgrund:
eines Angemessenheitsbeschlusses der Europäischen Kommission,
geeigneter Garantien gemäß Art. 46 DSGVO,
oder einer ausdrücklichen Einwilligung gemäß Art. 49 DSGVO.
Bei Datenübermittlungen in Drittstaaten kann ein niedrigeres Datenschutzniveau als innerhalb der Europäischen Union bestehen.
17. Rechte betroffener Personen
Betroffene Personen haben im Rahmen der gesetzlichen Voraussetzungen insbesondere folgende Rechte:
Recht auf Auskunft gemäß Art. 15 DSGVO,
Recht auf Berichtigung gemäß Art. 16 DSGVO,
Recht auf Löschung gemäß Art. 17 DSGVO,
Recht auf Einschränkung der Verarbeitung gemäß Art. 18 DSGVO,
Recht auf Datenübertragbarkeit gemäß Art. 20 DSGVO,
Recht auf Widerspruch gemäß Art. 21 DSGVO,
Recht auf Widerruf einer Einwilligung gemäß Art. 7 Abs. 3 DSGVO,
Recht auf Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde gemäß Art. 77 DSGVO.
Zur Ausübung Ihrer Rechte können Sie sich an folgende Adresse wenden:
E-Mail: kontakt@cosplay-syndicate.de
18. Widerruf einer Einwilligung
Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.
Der Widerruf kann per E-Mail an kontakt@cosplay-syndicate.de oder – soweit es um auf der Website eingebundene Dienste geht – über die Datenschutzeinstellungen der Website erfolgen.
Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Datenverarbeitung bleibt vom Widerruf unberührt.
19. Widerspruchsrecht
Wenn die Verarbeitung personenbezogener Daten auf Art. 6 Abs. 1 lit. e oder lit. f DSGVO beruht, haben betroffene Personen aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, das Recht, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung einzulegen.
Wir verarbeiten die betreffenden personenbezogenen Daten anschließend nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
20. Beschwerderecht bei der Datenschutzaufsichtsbehörde
Betroffene Personen haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren.
Für unseren Verein ist grundsätzlich folgende Aufsichtsbehörde zuständig:
Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen
Kavalleriestraße 2–4
40213 Düsseldorf
Telefon: 0211 38424-0
E-Mail: poststelle@ldi.nrw.de
Website: https://www.ldi.nrw.de/
Das Beschwerderecht besteht unabhängig von anderen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfen.
21. Keine automatisierte Entscheidungsfindung
Eine ausschließlich automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne von Art. 22 DSGVO findet über diese Website nicht statt.
22. Änderungen dieser Datenschutzerklärung
Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, wenn sich die rechtlichen Anforderungen, die eingesetzten Dienste oder die Verarbeitungsvorgänge ändern.
Es gilt die jeweils auf dieser Website veröffentlichte aktuelle Fassung.
Stand: August 2026